La région Andalouse est un excellent choix pour l’organisation de votre prochaine conférence, convention ou colloque, elle propose un cadre ensoleillé et dépaysant et offre toutes les infrastructures nécessaires du centre conférence à un hôtel avec centre de convention disposant du nombre de salles dont votre entreprise a besoin.
Organiser une conférence peut sembler une tâche intimidante mais nécessaire pour stimuler votre réseau. Accompagné d’une agence locale votre événement sera un succès grâce à son expertise, vous aurez entre les mains les bonnes pratiques d’organisation : la bonne planification, la bonne communication et gestion du temps. Que votre futur projet soit destiné au grand public ou à un public avisé, notre équipe vous accompagnera étape par étape dans l’organisation de votre événement. N’hésitez à nous contacter.
Pour vous aider à planifier votre projet nous avons découpé les étapes d’organisation importantes de votre événement. En amont il faut étudier la faisabilité de votre projet.
En tant qu’organisateur la première étape est de définir votre objectif et budget : Avant de commencer à organiser votre conférence, déterminez les objectifs que vous souhaitez atteindre et fixez un budget. Cela vous aidera à déterminer la taille de votre événement, les emplacements possibles, les conférenciers et les sponsors.
Trouvez le lieu idéal : Trouvez un lieu approprié pour votre événement en fonction de la taille de la conférence, de la disponibilité des salles, de l’emplacement et des services proposés. Les hôtels, les centres de conférences et les salles de réunion d’entreprise sont tous des choix courants.
La salle plénière doit aussi répondre à votre cahier des charges et le cadre doit toujours être attractif aussi bien pour les participants que pour vos sponsors et intervenants.
Il est tout aussi important de se positionner, en fonction de la cible de votre convention, sur une date stratégique en prenant en compte plusieurs facteurs, les évènements majeurs (échelle nationale et régional), les actions prévues chez la concurrence, les vacances scolaires etc…
Le format et le thème de votre conférence sont la clé
Recrutez des intervenants et des animateurs : Les conférenciers et les animateurs jouent un rôle crucial dans la réussite de votre conférence. Engagez des conférenciers qui sont des experts dans leur domaine et qui peuvent apporter une valeur ajoutée à votre événement en abordant des thèmes pertinents et innovants. Les animateurs peuvent également aider à garder votre public engagé et intéressé tout au long de la conférence.
Développez un programme de conférence : Pensez au format et aux thèmes des mini-événements qui auront lieu pendant votre conférence. Créez un programme détaillé pour votre conférence, y compris les horaires des sessions, les présentateurs et les sujets. Assurez-vous que le programme est clair et facile à comprendre pour vos participants.
En parallèle de votre convention il est d’usage d’organiser des actions périphériques telles que : des réunions one to one, activité networking, des débats privatifs avec des intervenants expert du sujet, un dîner-débat sur thème de la conférence ou une soirée privative dans un cadre d’exception. Ces actions périphériques susciteront de l’intérêt supplémentaire à votre colloque et peuvent aussi être une source de revenus supplémentaires.
Logistique et stratégie de communication
Gestion de la logistique : nous vous assurons que tous les détails logistiques seront pris en compte, comme la restauration, l’hébergement, la gestion des inscriptions, la technologie nécessaire pour les présentations et les sessions interactives, et les transports. Grâce à notre expertise nous travaillons avec des prestataires de qualité de tous les secteurs.
Promotion de votre événement : Utilisez une variété de canaux pour promouvoir votre conférence, tels que les médias sociaux, les e-mails marketing, les affiches et les annonces. Assurez-vous de promouvoir les avantages de votre conférence et de mettre en avant les conférenciers et les thèmes. La communication sur votre projet auprès de votre réseau sera la clé de la participation à votre convention. Il faudra aussi s’intéresser au matériel et aux documents que vous souhaitez adressés aux participants.
Il est important de définir en amont une stratégie post-event pour faire résonner votre événement après le jour j. Une plateforme en ligne de retransmission vidéo et de téléchargements des documents abordant les thèmes est toujours une bonne solution. Les participants pourront ainsi partager le contenu clé auprès de leur réseau et à leur équipe au sein de leur entreprise. Pour vous en tant qu’organisateur c’est un moyen de partager le contenu de votre colloque auprès des personnes non-présentes le jour j et de récupérer des données importantes.
Post-event
Évaluez votre succès : Après la conférence, évaluez les résultats en fonction de vos objectifs initiaux et recueillez les commentaires des participants et invités aux actions périphériques pour améliorer votre prochain événement. Cela vous aidera à mesurer le succès de votre conférence et à améliorer les futurs événements.
En suivant ces étapes clés, votre conférence répondra aux besoins de votre public et atteindra vos objectifs de manière efficace et en respectant votre budget. Pour tout le reste, notre équipe met à votre disposition ses compétences et son expertise.